Mi a teendő, ha a könyvelő eltűnik, és nem adja vissza az iratokat?

Először tisztázd, mi hiányzik pontosan

Az első lépés mindig az, hogy összeírod, milyen iratok vannak a könyvelőnél. Ide tartozhatnak a beérkezett számlák, kimenő számlák másolatai, bankkivonatok, szerződések, bérrel kapcsolatos papírok, adóbevallásokhoz kapcsolódó dokumentumok, valamint a vállalkozás működéséhez szükséges egyéb bizonylatok.

Ha van nálad korábbi átadás-átvételi lista, e-mailváltás vagy bármilyen jegyzék, az nagy segítség. Egy kezdő vállalkozónál gyakori, hogy minden „csak küldtük egymásnak”, de utólag pont ez nehezíti meg, hogy mi is van a könyvelőnél.

Írásban kérd vissza az iratokat

Ha a könyvelő nem elérhető, ne csak telefonálj. Küldj írásos megkeresést e-mailben, és ha szükséges, ajánlott levélben is. Ebben röviden, udvariasan, de egyértelműen kérd vissza az összes náluk lévő, a vállalkozásodhoz tartozó dokumentumot.

Az írásbeliség azért fontos, mert később bizonyítani tudod, hogy megtetted a szükséges lépést. Például ha közeleg egy áfabevallás vagy egy NAV-os megkeresésre kell reagálni, nem az lesz a lényeg, ki mit mondott szóban, hanem hogy milyen nyoma van az egyeztetésnek.

• Sorold fel tételesen, mit kérsz vissza.
• Adj ésszerű határidőt a teljesítésre.
• Kérd, hogy jelezzék, mikor és hogyan adják át az anyagokat.

Közben mentsd, ami még menthető

Ne várj ölbe tett kézzel. Ha hozzáférsz a számlázási rendszerhez, a banki kivonatokhoz vagy a saját e-mail fiókodhoz, ments le minden elérhető adatot. Ezekből később vissza lehet építeni a könyvelés jelentős részét, még akkor is, ha az eredeti papírok hiányosak.

Különösen fontos ez akkor, ha KATA-s időszakról, áfás ügyletekről vagy rendszeres számlázásról van szó. Egy hiányzó számla vagy egy elmaradt bizonylat később kellemetlen kérdéseket okozhat, ezért minél előbb érdemes rendszerezni, amid van.

Ha kell, vidd tovább a kérést hivatalos útra

Ha a könyvelő továbbra sem reagál, érdemes jogi tanácsot kérni, vagy hivatalos felszólítást küldeni. Nem minden helyzet jut el idáig, de ha az iratok visszatartása miatt veszélybe kerül a vállalkozás működése, akkor nem szabad halogatni.

Gyakori helyzet például, hogy a vállalkozó egy NAV-os felszólításra nem tud időben válaszolni, mert a szükséges anyagok a könyvelőnél maradtak. Ilyenkor az idő különösen fontos, ezért a hivatalos kommunikáció segíthet abban, hogy legyen nyoma a kérésednek.

Tanulság: a könyveléshez mindig legyen saját hozzáférésed

Ez az eset sokszor fájdalmas, de hasznos leckét is ad: a vállalkozó ne adja ki teljesen a kezéből a saját iratait. Legyen rendezett mappád, digitális mentésed, és legyen meg minden fontos dokumentum másolata nálad is.

A jó együttműködés nem arról szól, hogy vakon bízol, hanem arról, hogy átlátható a folyamat. Ha te is látod a számláidat, az áfás tételeidet, a bevételeidet és a kötelezettségeidet, sokkal könnyebb váltani is, ha egyszer szükség lesz rá.